Privacybeleid Scouting Leeghwatergroep Badhoevedorp

Scouting Leeghwatergroep Badhoevedorp verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacybeleid Scouting Leeghwater Badhoevedorp (KvK 34302937) – vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering d.d. 7-11-2019

Privacystatement

In het privacy-statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Leeghwatergroep Badhoevedorp via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy-statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy. 

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via de ledenadministratie van Scouting Leeghwatergroep. De gegevens worden via een fysiek formulier verzameld, de gegevens worden in Scouts Online ingevoerd en de fysieke formulieren worden vernietigd bij uitschrijving. De inschrijfformulieren worden verzameld door teamleider van betreffende speltak of de ledenadministratie. Voor Scouts Online zie het privacy-statement op www.scouting.nl/privacy. 

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Leeghwater hecht veel waarde aan veiligheid tijdens activiteiten en kampen. Om dit te faciliteren is het noodzakelijk dat de leiding beschikt over gezondheidsgegevens van de leden. Dit wordt bijgehouden middels fysieke gezondheidsformulieren die in beheer zijn van de teamleider, en zijn alleen inzichtelijk voor betreffend leidingteam. De formulieren worden ingediend bij het betreden van de speltak en vernietigd bij het verlaten van de speltak.

Registratie activiteiten 

Registratie van activiteiten wordt georganiseerd door betreffende teamleider via de mail, en is alleen inzichtelijk voor betreffend leidingteam. Wat betreft landelijke en regionale activiteiten verloopt het inschrijfproces tevens ook via Scouts Online.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren betreffende kampen en contributie vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online waar de ledenadministratie naast de penningmeester ook inzicht heeft in wie waar voor moet betalen, niet in transacties. Voor Scouts Online zie het privacy-statement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Leeghwatergroep heeft inzicht in de financiële gegevens. De financiële gegevens worden tevens gebruikt in het boekhoudsysteem e-Boekhouden van Skillsource. Voor e-Boekhouden zie het privacy-statement op www.e-boekhouden.nl/voorwaarden/privacy Voor overige activiteiten worden betalingen geregeld met de penningmeester van betreffend leidingteam.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders binnen zijn/haar speltak. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. De contactgegevens worden vernietigd wanneer een lid de speltak verlaat. De contactgegevens in Scouts Online zijn voor het stafteam inzichtelijk zolang het lid onderdeel is van de speltak. Contactgegevens zijn via Scouts Online ook inzichtelijk voor het bestuur, ledenadministratie en praktijkbegeleider van de vereniging Leeghwatergroep. Contactgegevens worden ook gebruikt voor logistieke doeleinden waaronder kampen, activiteiten en zeilopkomsten.

Online media

Op de website wordt verslag gemaakt van eventuele activiteiten en opkomsten. Dit bevat een beschrijving met optioneel een foto (zie: “Beeldmateriaal").

Cookies website

De website van de Leeghwatergroep gebruikt zeer beperkt cookies. Naast de noodzakelijke cookies om de website te laten draaien, zijn er ook cookies vanuit onze sponsoren door de getoonde banners. 

Beeldmateriaal

Scouting Leeghwatergroep Badhoevedorp maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de groep en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.  Beeldmateriaal is op de website inzichtelijk voor geregistreerde leden en ouders. Leden en ouders kunnen met een login het beeldmateriaal bekijken.

Communicatie

Mededelingen vanuit de stafteams aan de ouders verlopen via de e-mail met alle contacten in de BCC. Voor eventuele onderlinge communicatie tussen ouders/verzorgers dienen contactgegevens onafhankelijk van de groep uitgewisseld te worden. Het privacy-beleid van Scouting Leeghwatergroep Badhoevedorp is terug te vinden via www.leeghwatergroep.nl en op te vragen via het secretariaat op This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een data-lek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Na melding van een data-lek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Leeghwatergroep binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.). Conform het privacy-beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. Bij uitschrijving van een lid worden betreffende gegevens vernietigd. Indien geen bezwaar, wordt een emailadres bewaard voor contact over oud-ledenactiviteiten.

 Het bestand is ook hier te downloaden: Privacybeleid Scouting Leeghwater Badhoevedorp, versie zoals vastgesteld in ALV 7-11-2019